Điều này có thể gây bối rối — thậm chí là bực bội — nếu bạn thông minh và giàu kinh nghiệm, nhưng lại cảm thấy mình không được công nhận xứng đáng.
Tin tốt là thành công của những người có thành tích cao không phải là phép màu, và phong cách giao tiếp của họ có thể học được.
Dưới đây là năm cụm từ mà những người có uy tín thường sử dụng và lý do tại sao chúng lại hiệu quả đến vậy trong việc tạo dựng ảnh hưởng.
1. “Các lựa chọn của chúng ta là A, B và C. Đề xuất của tôi là…”
Bạn có thể lên tiếng và chia sẻ một câu chuyện lan man nghe như thế này: “À, đầu tiên tôi đã xem xét ngân sách, sau đó tôi nhận ra chúng ta cũng cần cân nhắc thời gian, cộng thêm tình hình nhà cung cấp cần xem xét, và tôi đã cân nhắc đi cân nhắc lại xem chúng ta có nên…”
Người nghe sẽ tự tìm ra điều quan trọng nhất.
Thay vì giải thích dài dòng, mạch lạc, hãy sử dụng cấu trúc để trình bày các giải pháp khả thi và đưa ra đề xuất rõ ràng. Ví dụ như:
“Chúng ta có ba lựa chọn: gia hạn thời hạn, thêm nguồn lực, hoặc thu hẹp phạm vi. Tôi đề xuất chúng ta nên thêm hai nhà thầu trong sáu tuần để có thể triển khai đúng hạn và giảm thiểu chi phí.”
2. “Đây là những gì tôi thấy…”
Để tỏ ra khiêm tốn, bạn có thể mở đầu ý tưởng của mình bằng những cụm từ thăm dò như “Tôi có thể bỏ sót điều gì đó…” hoặc “Tôi có thể đã sai ở đây…”
Điều này có thể làm giảm uy tín của bạn và khiến người khác dễ bác bỏ những hiểu biết sâu sắc của bạn.
Ngay cả khi bạn không biết câu trả lời hoặc cảm thấy bất ngờ, hãy tập trung vào những gì bạn biết. Điều này sẽ xây dựng niềm tin vào đánh giá chuyên môn của bạn. Ví dụ:
“Đây là những gì tôi có thể chia sẻ tại thời điểm này: Chúng tôi đang thấy sự cải thiện trên ba lĩnh vực…”
“Điều tôi nhận thấy là một xu hướng nhất quán trong dữ liệu bắt đầu từ Quý 2…”
3. “Điều đó có nghĩa là…”
Nhiều chuyên gia là những “ngựa thồ” đáng tin cậy của tổ chức. Họ luôn nỗ lực hết mình trong vai trò của mình, nhưng lại thường bị bỏ qua trong các cơ hội thăng tiến và lãnh đạo.
Sự thiếu nhất quán thường xuất phát từ việc họ nhấn mạnh vào các hoạt động thay vì kết quả khi nói về công việc. Nếu bạn nói, “Tôi đã cập nhật cơ sở dữ liệu khách hàng” hoặc “Tôi đã đào tạo các thành viên mới trong nhóm”, bạn đang mô tả những gì bạn đã làm, chứ không phải lý do tại sao điều đó quan trọng đối với doanh nghiệp.
Thay vào đó, hãy nhấn mạnh kết quả cuối cùng của những nỗ lực của bạn. Bạn có thể nói:
“Cơ sở dữ liệu khách hàng hiện đã được cập nhật các số liệu, điều đó có nghĩa là đội ngũ bán hàng có dữ liệu chính xác.”
“Việc đào tạo các thành viên mới trong nhóm của chúng tôi rất thú vị, và thật phấn khích khi thấy họ đã đảm nhận những công việc quan trọng đối với các mục tiêu của phòng ban.”
4. “Điều chúng ta cần tiếp theo là…”
Những người giao tiếp hiệu quả nhất đều thành thạo nghệ thuật đưa ra những lời kêu gọi hành động rõ ràng. Họ hiểu rằng họ đang viết và trình bày cho những người ra quyết định bận rộn, những người cần biết chính xác những gì được mong đợi ở họ.
Tránh kết thúc tin nhắn bằng những cụm từ mơ hồ như “Hãy cho tôi biết suy nghĩ của bạn” hoặc “Hãy thoải mái đặt câu hỏi cho tôi”. Hãy nêu cụ thể hành động bạn muốn người nhận thực hiện. Ví dụ:
“Điều chúng tôi cần tiếp theo là anh/chị ký hợp đồng để chúng ta có thể bắt đầu triển khai vào thứ Hai.”
“Yêu cầu của chúng tôi là 30 phút vào tuần tới để xem xét đề xuất và nhận phản hồi của anh/chị.”
5. “Điều gì khiến anh/chị phản ứng như vậy?”
Những người có sự nhạy bén trong lãnh đạo sẽ hiểu được tình hình. Họ không phớt lờ hay thúc ép khi một giám đốc điều hành cấp cao tỏ ra do dự. Họ tìm hiểu sâu hơn để khám phá những phản đối và mối quan tâm.
Khi cảm thấy sự phản đối, hãy thử đặt những câu hỏi như:
“Điều gì khiến anh/chị lo lắng nhất?”
“Chúng ta nên cân nhắc những yếu tố nào khác?”
“Điều gì cần phải đúng để điều này trở thành hướng đi đúng đắn?”
“Điều gì khiến việc này dễ dàng được chấp thuận?”
“Tôi cảm thấy điều này không mấy khả quan với anh/chị. Tôi có đúng không?”
Câu trả lời thường tiết lộ những thông tin quan trọng về chính trị nơi làm việc, các ưu tiên cạnh tranh hoặc kinh nghiệm trong quá khứ, những thông tin này có thể định hình lại hoàn toàn chiến lược của bạn và cuối cùng giúp chiến lược đó — và cả bạn — thành công hơn.
Theo CNBC
Hoàng Oanh dịch
