Trong môi trường kinh doanh ngày nay – nơi mọi thứ thay đổi nhanh, thông tin dồn dập và áp lực thực thi cao – vai trò của CEO không chỉ là quản lý mà còn là người dẫn dắt đơn giản hóa. Khi mọi việc trở nên “quá phức tạp”, hiệu suất và khả năng phản ứng kịp thời bị ảnh hưởng mạnh. Do đó, vai trò cốt lõi của một CEO không chỉ là đưa ra quyết định, mà là làm thế nào để đơn giản hóa những điều phức tạp nhất và từ đó đẩy hiệu suất lên mức tối đa.
Dưới đây là những nguyên tắc thiết yếu, được coi là bộ kỹ năng nâng cấp cho CEO hiện đại, giúp họ “cắt giảm” sự rườm rà và “tối đa hóa” kết quả.
1. Xác định rõ trọng tâm và ưu tiên hàng đầu
Phức tạp thường phát sinh khi mọi vấn đề đều được đặt lên bàn cân: cái gì cũng quan trọng. Nhưng thực chất, khi mọi thứ đều quan trọng, thì chẳng có gì thực sự được ưu tiên. Các nhà lãnh đạo hiệu quả biết cách khoanh vùng: “Điều gì sẽ tạo tác động lớn nhất?” và “Điều gì hiện tại có thể bỏ qua hoặc tạm dừng?”. Nghiên cứu cho thấy, khả năng lọc giữa tín hiệu và nhiễu (separate the signal from the noise) là một năng lực lãnh đạo quan trọng.
Hãy để thời gian đầu mỗi quý hoặc mỗi năm lãnh đạo cùng đội ngũ lựa chọn 3-5 mục tiêu chiến lược thực sự then chốt. Mọi hoạt động khác phải kiểm tra lại xem có phục vụ những mục tiêu đó không. Nếu không, cần xem xét loại bỏ, đơn giản hoá hoặc ủy quyền lại.
2. Tổ chức cấu trúc và quy trình theo hướng “ít nhưng hiệu quả”
Phức tạp đến từ nhiều nơi như cấu trúc phân cấp dày đặc, nhiều lớp phê duyệt, quy trình chồng chéo, đầu mối không rõ ràng. Nghiên cứu của McKinsey & Company chỉ ra rằng các tổ chức có “mức độ phức tạp thấp” – nơi việc thực hiện trở nên dễ dàng hơn – có lợi suất vốn và lợi nhuận cao hơn.
CEO cần nhìn lại cấu trúc:
- Liệu có bao nhiêu lớp quản lý hoặc phê duyệt có thể tinh giản?
- Liệu có nhiều vai trò trùng lặp, đầu việc giao nhau gây lãng phí?
- Liệu quy trình có thể chứa ít bước hơn, có thể chuẩn hoá hoặc tự động hóa để giải phóng con người làm việc giá trị cao hơn?
Một cấu trúc gọn gàng và quy trình rõ ràng giúp ra quyết định nhanh hơn, tăng tính chủ động và giảm “khối lượng phức tạp” không tạo ra giá trị.
3. Giao quyền và trao quyền
Khi CEO hoặc ban lãnh đạo cố gắng kiểm soát mọi thứ, hoặc không cho phép đội ngũ chủ động, dễ dẫn tới tình trạng: thông tin phải đi qua nhiều tầng, mọi bước đều cần phê duyệt, nhân viên chờ đợi và chậm nhịp. Đây là một nguồn phức tạp nội tại.
Thay vào đó:
- Xác định rõ vai trò, quyền hạn và kết quả mong muốn – sau đó giao cho đội ngũ với niềm tin và trách nhiệm.
- Tạo môi trường mà mọi người chủ động, chịu trách nhiệm, không sợ thất bại nhỏ – miễn sao học hỏi nhanh.
- CEO tập trung vào việc phá bỏ nghẽn, thay vì là người “giải quyết mọi vấn đề”.
Khi quyền lực được phân tán phù hợp, tổ chức phản ứng nhanh hơn, sáng tạo hơn và đơn giản hơn.
4. Đơn giản hóa thông điệp – kể chuyện rõ ràng, xuyên suốt
Một CEO có hiệu suất cao biết cách truyền tải tầm nhìn, chiến lược và giá trị một cách ngắn gọn, dễ hiểu và cảm xúc chạm tới. Theo bài viết của CEO Coaching International, khả năng “kể chuyện” (storytelling) giúp các bên liên quan – nhân viên, cổ đông, khách hàng – hiểu và đồng hành với hành trình công ty.
Khi thông điệp phức tạp, nhiều thuật ngữ, nhiều phiên bản, đội ngũ sẽ mơ hồ và không hành động thống nhất. Do đó:
- Rút gọn tầm nhìn và sứ mệnh thành vài câu rõ ràng, đáng nhớ.
- Sử dụng biểu đồ, ví dụ, hình ảnh minh họa để chuyển đổi ý tưởng lớn thành việc hàng ngày.
- Nhắc lại thường xuyên, kết nối mọi hoạt động với thông điệp đó, để mỗi nhân viên hiểu “vì sao” mình làm việc đó, chứ không chỉ “làm sao”.
5. Tận dụng dữ liệu và công nghệ để tự động hoá việc lặp lại
Trong kỷ nguyên Dữ liệu lớn (Big Data), thông tin là vô hạn, nhưng năng lực xử lý lại hữu hạn, tạo ra sự phức tạp khổng lồ. Nguyên tắc này cắt giảm sự phức tạp chính là chuyển đổi dữ liệu thành trí tuệ.
Cắt giảm sự phức tạp: AI không phải là một lựa chọn tương lai, mà là công cụ hiện tại giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Việc áp dụng AI giúp giảm tải các công việc thường nhật, giải phóng đội ngũ nhân sự cao cấp khỏi những quy trình thủ công và rườm rà. Quan trọng hơn, AI giúp sàng lọc, phân tích khối lượng dữ liệu khổng lồ thành các cái nhìn sâu sắc (insights) rõ ràng, từ đó làm cho quá trình ra quyết định trở nên đơn giản, nhanh chóng và dựa trên căn cứ khoa học.
Tối đa hóa hiệu suất: Khi quá trình hoạt động được tối ưu hóa hoặc tự động hóa, hiệu suất vận hành sẽ tăng vọt. CEO cần hiểu rõ các hình thức tích hợp AI phù hợp, tận dụng các dự báo dựa trên AI để dự đoán xu hướng thị trường, hành vi khách hàng và hiệu quả vận hành, chuẩn bị cho các kịch bản tốt nhất lẫn xấu nhất.
6. Liên tục đánh giá – loại bỏ những gì không còn cần thiết
Cắt giảm sự phức tạp không phải làm một lần rồi thôi. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, nên những gì ngày hôm nay phù hợp có thể ngày mai trở thành gánh nặng. Vì vậy, nguyên tắc cuối cùng: luôn xem lại, luôn loại bỏ. Nghiên cứu chỉ ra việc lạm dụng các bước kiểm tra, cuộc họp, báo cáo khiến người làm việc bị mất thời gian, trong khi nguyên nhân gốc thường là “vai trò không rõ ràng, công việc trùng lặp”.
CEO nên:
- Đặt định kỳ (ví dụ mỗi quý) rà soát vai trò, quy trình, hệ thống: liệu còn cái nào “chỉ làm vì trước giờ vẫn làm” mà không tạo ra giá trị rõ ràng?
- Khuyến khích đội ngũ phản ánh: “Điều gì khiến tôi mất thời gian mà kết quả không tương xứng?”
- Quản lý bằng nguyên tắc “less is more”: chọn làm ít hơn nhưng làm tốt hơn, hơn là cố gắng làm nhiều hơn với hiệu suất thấp.
Trong vai trò CEO, việc cắt giảm sự phức tạp và tối đa hóa hiệu suất không phải là một mục tiêu phụ mà là một nhiệm vụ chiến lược. Bằng cách xác định rõ trọng tâm, tinh gọn cấu trúc, trao quyền nhân sự, đơn giản hóa truyền thông, ứng dụng dữ liệu và công nghệ, và duy trì thói quen đánh giá – bạn sẽ tạo ra một tổ chức không chỉ phản ứng nhanh hơn mà còn mạnh mẽ hơn, sáng tạo hơn và bền vững hơn.
Sự đơn giản không đồng nghĩa với dễ dãi – mà là “tập trung vào đúng điều, làm thật tốt, và chấm dứt những điều không cần thiết”. Khi CEO làm tốt điều này, tổ chức sẽ có nhiều không gian để phát triển mạnh mẽ.
Trúc Mai
